Die Freie und Hansestadt Hamburg (FFH) ist ein eigenes Bundesland und mit rund 1,9 Millionen Einwohner*innen die zweitgrößte Stadt Deutschlands. In den Behörden und Ämtern (sogenannte Kernverwaltung) sind rund 71.000 Menschen beschäftigt. Sie alle sind aktuell mehr oder weniger von Digitalisierungsprozessen betroffen. Hinzu kommen viele neue Herausforderungen, die auf die Verwaltung einströmen: mehr Klima- und Umweltschutz, Probleme mit der Infrastruktur, wachsende sozialpolitische Erwartungen und vieles mehr.

Digitalisierung in vollem Gange

Für die Beschäftigten der FFH ist diese Situation vielfach mit mehr Aufgaben und veränderten Arbeitsprozessen verbunden. Die Betriebs- und Personalräte in der Hamburger Verwaltung und die Gewerkschaft ver.di haben bereits bei vielen Kolleg*innen deutlich erhöhte Arbeitsbelastungen ausgemacht. Daraus entwickelte sich die Idee, die zahlreichen neuen Anforderungen gemeinsam mit Beschäftigten, Vertrauensleuten sowie Betriebs- und Personalräten aus unterschiedlichen Verwaltungseinheiten zu untersuchen und deren Auswirkungen auf die Beschäftigten und ihre Arbeit in drei Workshops zu analysieren. Für diese Aufgabe konnte das Beratungsunternehmen wmp Consult aus Hamburg gewonnen werden.

Schon beim ersten Workshop stellte sich heraus: Die Digitalisierung steht in der gesamten Hamburger Verwaltung im Mittelpunkt der aktuellen Umorganisationen. „Sie ist das Thema, das alle Beschäftigten am meisten bewegt“, sagt Projektleiterin Judith Beile von wmp Consult. 

Ergänzend zu den Workshops startete sie daher zusammen mit Katrin Schmidt im Juni 2025 eine kurz und einfach gehaltene Online-Umfrage in den Hamburger Bezirksämtern, Behörden und Landesbetrieben. Im Zentrum standen die Themen „zusätzliche Aufgaben“, „Umorganisation in der eigenen Abteilung“ und „digitale Veränderungen“. Die Resonanz war enorm: In weniger als vier Wochen hatten sich 1.230 Beschäftigte aus den unterschiedlichsten Ämtern an der Online-Umfrage beteiligt. Was aber noch mehr überraschte, waren die vielen und ausführlichen schriftlichen Kommentare.

Mehrbelastungen und unzureichende Beteiligung

Es sind vor allem drei Ergebnisse der Befragung, die aufhorchen lassen: So hatten es 86 Prozent der Beschäftigten im vorausgehenden Jahr mit einer oder mehreren digitalen Veränderungen im eigenen Arbeitsbereich zu tun – hauptsächlich infolge der Einführung von neuen digitalen Tools, einer neuen Software beziehungsweise neuer digitaler Geräte und Apps. Für zwei Drittel der Befragten waren diese Veränderungsprozesse mit einer oder mehreren zusätzlichen Aufgaben verbunden. Bei 85 Prozent hat sich dadurch das Arbeitspensum erhöht. 

„Wir haben mit unserer Befragung in ein Wespennest gestoßen“, sagt Schmid. „Vieles, was in der Hamburger Digitalstrategie betont wird, wie effiziente und funktional hochwertige digitale Technologie zur Unterstützung der Beschäftigten, funktioniert momentan nicht. Für 40 Prozent aller Befragten hat sich ihre Arbeit durch digitale Anwendungen, die in den letzten zwölf Monaten eingeführt wurden, sogar verschlechtert.“ 

Die Umfrageergebnisse wurden in einem zweiten Workshop ausgewertet. Hier zeigte sich: Arbeitsverdichtung und Leistungsintensivierung sind für viele Beschäftigte Alltag. Hinzu kommen diffuse Anforderungen, die sich dann ergeben, wenn mehrere neue digitale Anwendungen erprobt und gleichzeitig in bewährte Alltagsroutinen integriert werden sollen. 

„Die Befragung hat viele Themen angesprochen, die die Beschäftigten bewegen“, berichtet Carina Koop, Gewerkschaftssekretärin beim ver.di-Landesbezirk Hamburg, die die Workshops mit organisiert hat. Aber wie geht man damit um? Diese Frage stand im Mittelpunkt des dritten Workshops, in dem es darum ging, bessere Lösungen für die Beschäftigten zu finden. 

Einige Vorschläge richten sich direkt an den Arbeitgeber: So müssten Weiterbildung und (vorausschauende) Gefährdungsbeurteilungen stärker genutzt werden, um etwa bei der Einführung einer neuen Software die Belastungssituation in den Ämtern bereits im Vorfeld zu analysieren. Ferner braucht es ausreichend personelle und zeitliche Ressourcen, um digitale Anwendungen praxistauglich und effizient umzusetzen. „Programme von der Stange funktionieren für die öffentliche Verwaltung oft nicht“, betont Carina Koop. „Digitale Anwendungen müssen in einem gemeinsamen Prozess an konkrete Gegebenheiten angepasst werden.“ 

Judith Beile und Katrin Schmid möchten die Ergebnisse auch auf der Fachebene Politik zur Diskussion stellen. „Durch das Projekt wurde ein Bewusstsein dafür geschaffen, dass ‚digitale Überforderung‘, die viele Beschäftigte beklagen, kein individuelles Problem ist oder abhängig vom Alter. Dafür ursächlich ist vielmehr eine ganze Reihe von Umsetzungsmängeln, Strategie- und handwerklichen Fehlern bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.“ 

Katrin Schmidt erläutert: „Sowohl der aktuelle Hamburger Koalitionsvertrag mit dem Ziel ‚digital first‘ als auch die Anfang 2025 veröffentlichte Digitalstrategie der Stadt Hamburg betonen die zentrale Rolle der Digitalisierung, um die öffentliche Verwaltung effektiver und effizienter zu machen und mit weniger Personal mehr Aufgaben zu bewältigen. Auch der Hamburger Senat möchte neue Herausforderungen und gestiegene Aufgaben in der öffentlichen Verwaltung in erster Linie durch Digitalisierung, KI und Shared Services lösen. Die Befragung hat aber gezeigt, dass diese einfache Rechnung – mehr Digitalisierung = weniger Personal – nicht aufgeht. Gerade in Zeiten, in denen viel transformiert wird, braucht es zunächst sogar mehr Personal um Gute Arbeit zu ermöglichen.“ 

Für Carina Koop war die Befragung ein wichtiger Schritt, um die Beschäftigten beim Wort zu nehmen: „Die Erkenntnisse aus den Analysen der Befragungsergebnisse werden wir weiter in unserer gewerkschaftlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeit vorantreiben.“ 

Ansprechpersonen des Projektes

Projektleiterin:
Judith Beile, Katrin Schmid, wmp consult, Hamburg

Kooperationspartnerschaft:
Carina Koop, Max Stempel, ver.di Landesbezirk Hamburg